Onboarding: So briefe ich neue Mitarbeiter effektiv

Neuer Job, neue Firma, neue Kollegen, neues Büro – Alles neu!
Damit aus dem Neuanfang auch ein „neu, so schön neu“ wird, sollte sich nicht nur der frisch eingestellte Mitarbeiter auf seinen Job vorbereiten und dem zukünftigen Arbeitgeber offen und positiv entgegentreten. Einen großen Teil der Verantwortung dafür, dass das Eingewöhnen und Einarbeiten auch klappt, trägt auch der Arbeitgeber selbst.

Damit die Einstiegsphase ohne „Fremdeln“ und negative Überraschungen verläuft, haben wir im Folgenden ein paar Tipps zum erfolgreichen Onboarding zusammengestellt.

 

Gekommen um zu bleiben

Die Vorteile eines erfolgreichen Onboardings liegen auf der Hand, denn, wenn sich ein Mitarbeiter schnell eingewöhnt und sich wohl fühlt, wird er einerseits binnen kurzer Zeit sein volles Leistungspotential ausschöpfen können und das Team sowie das Unternehmen durch seine Arbeit voranbringen.
Andererseits wird „der Neue“ auch nicht gleich wieder auf dem Absatz kehrtmachen – am ersten Arbeitstag denken ca. 15 % aller Neuen bereits an die Kündigung –, sondern langfristig im Unternehmen bleiben.

Dies spart nicht nur zusätzliche Kosten, die während einer erneuten Ausschreibungs- und Anlernphase anfallen, sondern der neue Mitarbeiter wird im besten Fall auch außerhalb der Büroflure begeistert von seinem neuen Job berichten, was die Außenwirkung des Unternehmens wiederum positiv beeinflusst und so neue Kunden sowie qualifizierte Neuzugänge anlockt.

Verläuft die Onboarding Phase erfolgreich, ist der neue Mitarbeiter schon bald ins Team integriert und kann dieses unterstützen. Neben der sozialen Komponente fühlt sich der Neue bei einem erfolgreichen Onboarding auch schnell fachlich sicher und seinen Aufgaben gewachsen, ohne unter- oder überfordert zu sein. Auf diese Weise wird er motiviert und zu Höchstleistungen fähig sein. Ein weiterer Erfolg eines geschickten Onboardings ist die Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen, seiner Philosophie und den internen Abläufen.
Damit auch alles wie am Schnürchen klappt, macht es Sinn die Onboarding Zeit in drei Teile zu unterteilen.

 

Die Vorbereitungsphase

In der Zeit zwischen Vertragsabschluss und dem ersten Tag sollte sich der Arbeitgeber auf den neuen Mitarbeiter vorbereiten. So macht es Sinn dem zukünftigen Angestellten wichtige Infos über das Unternehmen und seine Stelle zu senden, offene Fragen zu klären sowie im Vorhinein bereits Besprechungs- und Feedback-Termine für die ersten drei Monate fest zu legen. Auch die Ernennung eines internen Paten für den Neuen macht gerade bei größeren Firmen Sinn.

 

Die Orientierungsphase

Die Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis zum zweiten oder dritten Monat ist quasi die heiße Phase, welche ausschlaggebend dafür sein wird, ob und wie schnell sich der Mitarbeiter einfügen kann. Besonders der erste Arbeitstag sollte positiv verlaufen. Dies fängt bei einer persönlichen Begrüßung und der Vorstellung der neuen Kollegen an und hört bei einer Führung durch das Unternehmen, Gesprächen mit Vorgesetzten und dem Zuweisen eines persönlichen Paten sowie des eigenen Arbeitsplatzes auf. Nach dieser „geballten Ladung“ neuer Informationen und Gesichter am ersten Tag sollte der Mitarbeiter auch in den weiteren Wochen an der Hand genommen werden – von seinem Paten und den Kollegen, aber auch von der Führungsebene.
So erfolgt nun die ausführlichere und tiefer gehende Erklärung des Tätigkeitsfeldes und etwaiger Projekte, Kunden und Unternehmenspartner werden dem Mitarbeiter vorgestellt und erste Feedback-Gespräche mit dem Arbeitgeber finden statt.

Gerade die Kommunikation zwischen Angestelltem und dem Arbeitgeber kann dabei helfen, gegenseitige Erwartungen abzugleichen und ein harmonisches Arbeitsverhältnis für die Zukunft zu gewährleisten.

Zudem haben sich beim Onboarding Prozess – insbesondere bei Unternehmen, welche im Verkauf tätig sind – auch Systeme wie sell & pick als sinnvoll erwiesen. Diese Software-Plattform erleichtert neuen Mitarbeitern durch verschiedene Tools die noch ungewohnten Aufgaben vor Augen zu haben und spielerisch zu erlernen.
Zudem hat der Neue durch grafische Darstellungen und ein leichtes Handling gleich von Anfang an die Möglichkeit die eigenen Leistungen im Blick zu behalten, was zusätzlich motiviert und di Lernkurve rasch nach oben schnellen lässt.

 

Integrationsphase

Nach den ersten drei Monaten bis zum Ablauf der Probezeit oder gar dem ganzen, ersten Jahr liegt der Fokus auf der Integration des neuen Mitarbeiters in das gesamte Unternehmen. Ziel hierbei ist es, die Unternehmenskultur und -philosophie sowie die größeren Abläufe zu vermitteln, sodass der Angestellte seine eigene Arbeit und Leistung einordnen kann und sich als wertvoller und wichtiger Teil der Firma wahrnimmt.

Neben weiterer Feedback-Gespräche erfolgt die Eingliederung in das Unternehmen insbesondere durch gemeinsame Einführungsveranstaltungen, die Mitarbeit an Team-übergreifenden Projekten, sowie die Teilnahem an internen Fortbildungen und Workshops, wobei auch das gute, alte, gemeinsam verbrachte Mittagessen oder ein Feierabend-Bier nicht zu vergessen sind. Natürlich werden in dieser Zeitspanne auch die Kundenkontakte vertieft, was die Kompetenzen des Neuen zusätzlich vergrößert und er sich unabdingbar und persönlich gebraucht fühlt.

 

Nach Ablauf des ersten Jahres und eines solchen, erfolgreichen Onboardings sollte eigentlich nichts mehr schief gehen, der Junior den Kinderschuhen entwachsen und ein auf allen Gebieten gut integriertes und motiviertes Team-Mitglied sein.

Eben einfach, gekommen um zu bleiben.


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