Live dabei statt nur vor Ort – wie digitale Tools unsere Meetings & Schulungen verbessern

 

Smartphones, Tablets, Apps und Wearables verändern nicht nur unseren Alltag, sondern auch die Art, wie wir arbeiten. Digitale Tools können unter anderem Meetings und Schulungen erheblich vereinfachen und effizienter gestalten. Trotzdem werden Apps und digitale Tools in diesem Zusammenhang noch eher selten eingesetzt. Stattdessen setzen viele auf die altbewährte Methode alle an einen Tisch zu bekommen, im wahrsten Sinn des Wortes. Aber wie können wir solche Get-Together in das digitale Zeitalter heben, wie können wir sie besser gestalten und was holen wir tatsächlich an Mehrwert aus dieser Art von Kommunikation heraus?

Vorab muss erwähnt werden: Für vertrauliche Besprechungen oder Gespräche mit Networking-Charakter bleibt die reale Face-to-Face Variante die richtige. Das wird sich wohl auch in den kommenden Jahren nicht ändern – trotz aller technischen Errungenschaften. Zu jedem anderen Zweck haben digitale Gespräche aber eindeutig viele Vorteile. Zum Beispiel, dass Unternehmen hohe Reisekosten vermeiden und den Mitarbeiter wohlmöglich lange Reisezeiten erspart bleiben, die unter Umständen von ihrer Freizeit abgehen. Egal wie sich die Unternehmenskommunikation gestaltet: sie sollte immer effektiv und zielorientiert sein. Die Zahlen sprechen aber dafür, dass das aber eben selten der Fall ist.

 

37 Milliarden US-Dollar setzen Unternehmen aufgrund ineffektiver Meetings jedes Jahr durchschnittlich in den Sand. Über 40 Prozent der Meetings werden abgeschlossen, ohne dass die Teilnehmer konkrete Ergebnisse oder Folge-Arbeitsschritte festlegen. 70 Prozent der Ideen, die bei der Zusammenkunft aufgekommen sind, wurden von einem Drittel der Anwesenden erarbeitet – der Rest sitzt einfach nur dabei, ist aber mental abwesend.

Genug Gründe eigentlich, um als Unternehmen neue Prozesse einzuführen. Im Zuge der digitalen Transformation sollten auch Meetings und Schulungen auf sinnvolle Art digitalisiert werden.

 

Digitale Tools bergen dahingehend viel Potential. Und sie holen die Mitarbeiter dort ab, wo sie sich zuhause fühlen. Denn jeder nutzt heute ständig mobile Endgeräte und Services und ist dem auch im Berufsalltag alles andere als abgeneigt. Komischerweise wird heute trotzdem noch, vor allem in Meeting-Situationen, überdurchschnittlich häufig mit Flipchart und Co. gearbeitet. Überflüssige Besprechungen ohne klare Zielvorgaben sind schnell frustrierend – noch dazu, wenn sie auf veraltete Weise durchgeführt werden. Inspirierend geht anders! Denn es gibt mittlerweile viele digitale Tools, die sowohl dem Meeting-Leiter, bzw. Trainer als auch allen Teilnehmern viele Vorteile bieten – und außerdem günstiger sind.

 

Beispiele gefällig?

Meetings und Onboardings via Webinar: So kommen alle Beteiligten zusammen, ohne verlorene Zeit und unnötige Reisekosten, ganz einfach über das Internet. Verschiedene Online-Tools bieten diesen Service günstig, zum Teil sogar kostenlos, an.

Mitarbeiter-Schulungen & -Briefings: Statt für alle Team-Mitglieder einen passenden Termin zu finden und sie mit einer geballten Ladung an Informationen zu überfluten, kann der Input auch auf kleine Häppchen verteilt werden. So macht es zum Beispiel die Software-Plattform sell & pick möglich. Egal ob neue Verkaufsaktion, Informationen zu Produkten oder Verkaufstipps und -tricks – eine App am Point of Sale gibt den Mitarbeitern die wichtigsten Infos auf einen Blick. So erreicht man alle genau dann, wenn die Information benötigt wird. Die Inhalte können mit ein paar Klicks ganz einfach eingespielt werden und werden dann in der App angezeigt.

 

Wir sehen: digitale Meetings und ihre Tools haben enorme Vorteile. Sie verbessern nicht nur die Qualität der Inhalte, sie machen es auch möglich, zeitoptimiert zu arbeiten. Insgesamt werden Kommunikation, Austausch und Effizienz verbessert. Die Bedeutung digitaler Transformation von Meeting-Prozessen wird in den meisten Unternehmen leider aber immer noch unterschätzt. Dabei ist es ganz einfach und noch dazu meist ohne Mehrkosten. So kann nicht nur die interne Art der (digitalen) Besprechung, bei gleichzeitigen Einsparungen, optimiert werden, sondern wird damit auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität gesteigert.

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