Die internationale Markengastronomie L'Osteria legt Wert auf frische Zutaten, hausgemachte Speisen und eine großzügige Portionierung. Wie jeder Gastronomiebetrieb stehen auch sie aktuell unter einem enormen Kostendruck. Sei es die Inflation, die steigenden Personal- und Betriebskosten oder die Nachwirkungen von Corona, die die Gastronomie noch immer deutlich spürt.

Dank der vollen Transparenz, die ihnen sell & pick bietet, konnte der Wareneinsatz von Joint Venture Partner Jan Hausen und somit die damit verbundenen Kosten nun dauerhaft um 1,5 % gesenkt werden. Vor der Einführung von sell & pick benötigte die Berechnung des Wareneinsatzes bei einem Warenkorb von über 3.000 Artikeln mehrere Wochen. Heute dauert dieser Prozess nur noch wenige Minuten und die Reaktionszeiten wurden um ganze sechs Wochen verkürzt.

Der Kunde

L'Osteria hat sich in den letzten Jahren zu einer bekannten Marke mit Standorten in mehreren Ländern entwickelt. Das Konzept basiert auf einer Mischung aus einer traditionellen italienischen Osteria (einer Art Gasthaus) und moderner Pizzeria. Die Speisekarte umfasst eine Vielzahl von Pizza- und Pasta-Gerichten, Salaten, Antipasti und Desserts. Die Gerichte werden in einer entspannten und ungezwungenen Atmosphäre serviert.

Jan Hausen, Joint Venture Partner der L'Osteria, nutzt täglich das sell & pick Management Cockpit, um seine Restaurants hinsichtlich Umsatz- und Kostenabweichungen zu vergleichen. Mithilfe von Standortfaktoren, ergänzt durch die Integration externer Daten wie Wetter, Ferien und Feiertage können die Einflüsse auf den historischen sowie den zukünftigen Umsatz analysiert werden. Das ermöglicht Jan Hausen, schnell zu reagieren und gezielte Maßnahmen zur Steigerung des Unternehmenserfolgs einzuleiten. Das Cockpit liefert zudem neben den Personalkosten noch einen umfassenden Überblick über den Wareneinsatz und ermöglicht den Vergleich verschiedener Standorte. Dadurch können Betriebe mit überdurchschnittlich hohem Wareneinsatz identifiziert werden. Auf diese Weise kann Schulungsbedarf erkannt und die Bestellmenge optimiert werden, um Abfall zu vermeiden. Das Dashboard stellt somit die Antworten auf wichtige Fragen bereit und ermöglicht eine genaue Ursachenanalyse.

Die Herausforderung

Das Bestellen von verderblicher Ware in der Gastronomie stellt eine Herausforderung dar. Auf der einen Seite sollen während der Hauptgeschäftszeiten die beliebten Gerichte ausreichend zur Verfügung stehen, auf der anderen Seite sollen keine Überbestellungen getätigt und Food Waste vermieden werden. Zusätzlich erschweren grundsätzliche Fragen wie die Reaktion der Gäste auf die Wochenkarte und die Anzahl der Bestellungen veganer Gerichte die Bestimmung optimaler Bestellmengen. Standortbezogene Herausforderungen, wie beispielsweise der übermäßige Verbrauch von Bier trotz geringem Absatz resultieren oft aus Stress und Hektik im Betrieb, wenn der Zapfhahn beim Wechsel der Gläser nicht geschlossen wird. Das übergeordnete Ziel besteht darin, kostengünstiger, effizienter und fairer zu agieren, sowohl gegenüber den Kunden als auch den internen Stakeholdern.

Die Lösung

Maximale Transparenz ist entscheidend, um ein Unternehmen erfolgreich zu führen. Die Zusammenarbeit mit sell & pick ermöglicht es, ungenutztes Optimierungspotenzial zu erkennen und in ein besseres Ergebnis umzuwandeln. Eine Gesamtübersicht und der Vergleich aller Standorte sind wichtig, wobei spezifische Unterschiede im Wareneinsatz berücksichtigt werden müssen. Hier können durchaus natürliche Differenzen herrschen, wenn ein Standort mehr Dessert und Wein verkauft, was den Wareneinsatz grundsätzlich erhöht. Das Kostenmanagementsystem billbox wird verwendet, um die "echten" Kosten im Überblick zu behalten.

“sell & pick ist eine vereinfachte Version von Business Intelligence. Es ermöglicht die umfassende Darstellung und Analyse der wichtigsten Daten aus verschiedenen Quellen. Dadurch können tiefgreifende Einblicke gewonnen und eigene Daten gefiltert werden. Es ist möglich, vergangene Zahlen zu betrachten und deren Entwicklung über einen bestimmten Zeitraum zu analysieren. Neben dem Gesamtwareneinsatz können auch einzelne Produkte genauer betrachtet werden, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Das ermöglicht den Beteiligten, gezielt Maßnahmen einzuleiten. Die bevorstehende Einführung eines Warenwirtschaftssystems, das Rezepturen und alle Waren digital erfasst, wird diese Möglichkeiten weiter verbessern.”

— Jan Hausen, Joint Venture Parter L'Osteria

Das Ergebnis

Diese neue Transparenz stieß im Team erst einmal auf Widerstand, jedoch hat sich das Mindset mit der Einsicht der Daten, die sich nun einfach aufzeigen lassen über die Zeit positiv geändert. Nun haben alle erkannt, unter welchem Kostendruck die Betriebe aufgrund der letzten drei Jahre stehen.

“Dabei ist euer Dashboard der Anstoß. Auf der Basis der Daten, die ich in sell & pick sehe, können die Operations-Manager direkt in die Filiale fahren und die Mitarbeiter:innen schulen. So können Problempunkte erkannt, optimiert und Kosten dauerhaft stabilisiert und nachhaltig gesenkt werden. Es ist absolut menschlich, dass in einem Handwerksbetrieb Fehler passieren. Es ist nur wichtig, diese zu erkennen und schnell darauf reagieren zu können. Mit der Transparenz, die sell & pick bietet, kann heute bis zu sechs Wochen schneller reagiert werden. Wir wissen nun, wie sich das optimale Bestellverhalten gestaltet, sodass sich keine Lager unnötig füllen. Vor sell & pick haben wir bis zu drei Wochen gebraucht, um den Wareneinsatz zu berechnen. In dieser Zeit sind wir völlig im Dunkeln getappt.”

Heute kann der Fokus auf den eigentlichen Problemen liegen, da Dank der Klarheit der Daten keine Zeit mehr mit der Erfassung von Zahlen und Diskussionen verschwendet werden muss, was früher 80 % der Zeit in Anspruch genommen hat.

Beispiel sell & pick Management Cockpit: Wareneinsatz

Die Zusammenarbeit

Wir sind stolz darauf, L'Osteria seit über zwei Jahren als unseren Kunden zu haben. Der Hauptgrund, warum sich L'Osteria für sell & pick entschieden hat, war Transparenz und Fairness.

“sell & pick wird als Controlling-Tool, zur Schaffung von Transparenz und zur Identifizierung und Vorbeugung von möglichen Fehlerquellen genutzt. Durch die geschaffene Transparenz können wir fair und offen kommunizieren. Wenn wir beispielsweise feststellen, dass der Umsatz aufgrund einer Baustelle vor der Tür sinkt, ist das ein Anstoß für Veränderungen. In solch einer Situation können wir uns wieder verstärkt um den einzelnen Gast kümmern und somit den Durchschnittsbon erhöhen oder die gewonnene Zeit für interne Schulungen nutzen. Wir möchten, dass Informationen einfach, transparent und gut nutzbar aufbereitet werden. Die Zusammenarbeit mit euch war ein laufender Prozess, der super funktioniert und Spaß gemacht hat. Die damit verbundene benötigte Manpower ist jedoch nicht zu unterschätzen.”

— Jan Hausen, Joint Venture Partner L'Osteria

Ein Ratschlag von Jan Hausen (Joint Venture Partner, L‘Osteria)

"Fangt an! Wählt einen Baustein oder eine Kennzahl aus, die ihr verbessern möchtet, und testet ihn in einem kleineren Team, das offen für Veränderungen ist. Offene Kommunikation ist hierbei von großer Bedeutung. Wenn du auf diese Weise arbeitest, erhältst du schnell Feedback, sei es positiv oder negativ. Dann kannst du es so umsetzen und anpassen, dass es nicht zu einer höheren Belastung, sondern zu Fortschritten führt. Wenn du diesen Punkt erreicht hast, hast du alle an Bord. Schritt für Schritt, nicht alles auf einmal. Die Reise geht dann weiter und ihr könnt neue Ziele erreichen."

Dauerhafte Senkung des Wareneinsatzes um 1,5 % dank voller Transparenz: die Erfolgsgeschichte einer internationalen Markengastronomie