Optimierte Personalplanung

Wie Alex Kitchen 5 % weniger Personalkosten erreichte und den Grundstein für erfolgreiches Wachstum legt.

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5
%P
Personalkosten gesenkt
10
mehr Produktivität/Stunde

Die Herausforderungen in der Gastronomie sind groß. Personalmangel, hohe Kosten, Entscheidungen werden immer komplexer. Dabei ist es essenziel einen klaren Überblick über die betriebseigenen Daten zu haben, um Potenziale schnell erkennen zu können. Erfahre in diesem Artikel, wie Alexander Müller von Alex Kitchen dank sell & pick seine Personalplanung optimiert hat und dadurch 5%P weniger Personalkosten erzielte und die Basis für ein erfolgreiches Wachstum seines Betriebes gesichert hat. Durch klare Datenanalysen und regelmäßigen Austausch mit seinem festen Ansprechpartner konnte das Unternehmen die Produktivität steigern und den Betriebserfolg nachhaltig verbessern.

Der Kunde

Alexander Müller ist der Gründer und Inhaber von Alex Kitchen mit zwei Standorten. Er ist für alle wesentlichen Kernaufgaben verantwortlich. Die Entscheidungsfindung ist im Laufe der Jahre komplexer geworden, verglichen mit der Situation vor 10 Jahren, als das Unternehmen gegründet wurde, erinnert sich Alex.

Die Personaleinsatzplanung liegt in der Verantwortung der Restaurantleitungen und erfolgt in enger Abstimmung mit Alex, da dies oftmals eine besondere Herausforderung darstellt. Seit Anfang des Jahres gibt es eine neue Restaurantleitung, welche zukünftig an allen Jour Fixe-Terminen mit unserem Customer Success Team teilnehmen wird, um von zahlreichen Ideen, Wissen und Tipps aus der Praxis zu profitieren, genau wie Alex selbst.

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Die Herausforderung

Die vorherige Personalplanungslösung stellte Alex vor erhebliche Schwierigkeiten. Daten waren schwer zugänglich und die Kosten nicht transparent. Beim Besuch eines Gastronomie-Workshops in Wien hörte er erstmals von sell & pick, während eines Vortrags von unserem Kunden NENI. Alex erkannte die dringende Notwendigkeit, Klarheit in seine Daten zu bringen. Trotz des Zeitmangels versuchte er, seine verschiedenen digitalen Baustellen mit Excel-Tabellen zu koordinieren. Er war sich bewusst, dass eine Standardisierung und ein klares Grundgerüst erforderlich sind, bevor er weitere Standorte eröffnen konnte.

Bei technischen, datengetriebenen und auch KI-basierten Sachen, denkt man immer, man hat einen Jarvis wie bei Iron Man, der irgendwie alles löst – aber so ist es nicht. Man hat eine klare Vorstellung wie alles auszusehen hat und wie Dinge automatisiert funktionieren sollen, aber im Prozess merkt man, es klappt doch nicht alles wie gewünscht. Da funktioniert der Prozess an sich noch nicht, um ihn digital abbilden zu können. Diese Baustelle muss man erst einmal lösen.
 
— Alex Müller | Inhaber von Alex Kitchen

Die Lösung

Das Hauptziel des Projekts war es, eine digitale Infrastruktur aufzubauen, die im Grunde alles umfasst, was sich hinter dem Gast abspielt und dann auf weitere Standorte übertragen werden kann. Diese Basis ermöglicht es, Standorte miteinander zu vergleichen, solange die Prozesse klar und einheitlich sind. Die Integration verschiedener Softwaresysteme und ihre nahtlose Kommunikation waren ebenfalls von großer Bedeutung. Eine solide Datenbasis ist unerlässlich, um KI einzusetzen und Prozesse zu automatisieren. Dies entspricht dem klaren Mindset von Alex und uns.

Ich fand euren Ansatz des Baukastensystems besonders gut. Es ermöglicht mir, jederzeit einen Baustein - in diesem Fall ein Softwaresystem - hinzuzufügen, auszutauschen oder zu entfernen, wenn es für uns nicht funktioniert. Es ist keine All-in-One-Lösung, für die ich mich entscheiden muss, sondern es passt sich immer unseren Bedürfnissen an.

— Alex Müller | Inhaber von Alex Kitchen

Aktuell liegt der Fokus von Alex auf der Performance und der Personalanalyse, da wir bei der gemeinsamen Analyse in den regelmäßigen Jour Fixe Terminen erkannt haben, dass hier der größte Hebel zu einem besseren Betriebsergebnis liegt. Besonders interessant dabei ist der Tagesvergleich, um herauszufinden, an welchem Wochentag weniger Umsatz generiert und wo mehr Personal benötigt wird, um das Optimum zu erreichen.

Alex gibt auch zu, dass es anfangs durchaus herausfordernd war, zwischen dem eigenen gelernten Bauchgefühl und dem, was die Daten wirklich sagen, zu entscheiden. Darauf die richtige Entscheidung zu treffen und sich eingestehen zu müssen, dass der Betrieb nicht immer so läuft, wie man es gerade wahrnimmt, ist nicht immer einfach.

Durch sell & pick und das Cosmonomics Projekt, kam Alex auch zu e2n. Bereits von Anfang an fand er die Idee spannend, da bereits eine gute Partnerschaft bestand. Mit diesem Personalmanagementtool ist er nun äußerst zufrieden.

Es gibt Wenige, die das Mindset von Alex haben. Viele Gastronomen starten mit verschiedenen Systemen und denken sich nach 5 oder 10 Betrieben: ‘Mist, jetzt muss etwas getan werden, die Daten müssen zusammengetragen werden.’ Dann kommt die Hauruck-Aktion, die Systeme miteinander sprechen zu lassen und sie sind dann eher wie bei Playmobil und nicht bei Lego, wo man alles wunderbar miteinander verbinden kann. Das ist Alex’ großer Vorteil: Er wird gar nicht merken, welchen Schmerz er eigentlich gehabt hätte.
 
— Sebastian Hirsch | Customer Success Mitarbeiter bei sell & pick

Das Ergebnis

Durch das Erkennen, dass in der Personalplanung ein großes Potenzial für die Verbesserung des Betriebsergebnisses liegt, wurde darauf klar der Fokus in den gemeinsamen Jour Fixe Terminen gelegt. Die Umsatzdaten aus der Lightspeed Kasse wird in der Personalanalyse der sell & pick Plattform mit den Personaldaten aus e2n gematcht und kann über alle Standorte, Wochentage sowie auch Vorjahresdaten verglichen werden.

Der erste Test kam dann im Sommer 2023: Das Bauchgefühl war immer, im Sommer ist eine super Produktivität, da sich Alex Kitchen Husum in einem starken Urlaubsort befindet. Ob die Produktivität gut war oder nicht, war immer eine individuelle Einschätzung der Mitarbeitenden im Restaurant. Erstmalig konnten nun die Daten in sell & pick betrachtet werden. Durch die Zusammenarbeit kann jetzt eine Basis geschaffen werden, welche Produktivität gesund für alle beteiligten ist, in der die Mitarbeitenden weder unter- noch überfordert sind. 

Dank sell & pick haben wir die Klarheit, welche Potenziale in unserer Personalplanung lag. Mittlerweile konnten wir hier 5 Prozentpunkte weniger Personalkosten generieren und der Laden läuft super.

— Alex Müller | Inhaber von Alex Kitchen

 
Wenn wir uns die Daten von Alex Kitchen anschauen, dann können wir im Vergleich sehen, dass wir im Schnitt 10 € mehr Produktivität im Monat erreicht haben. Das ist fast zu schön, um wahr zu sein.
— Sebastian Hirsch | Customer Success Mitarbeiter bei sell & pick

Anhand dieser Basis kann eine neue Restaurantleitung nun eine als gut erwiesene Produktivität an die Hand bekommen und es können auch Ziele für ein erfolgsbasiertes Modell formuliert werden.

Ohne sell & pick würden wir im Dunklen tappen. Jetzt haben wir die Klarheit.
— Alex Müller | Inhaber von Alex Kitchen

Die Zusammenarbeit

Auch, wenn die Schaffung neuer Schnittstellen hin und wieder ihre Zeit dauern, konnte Alex die sell & pick Plattform innerhalb weniger Wochen nutzen.

Der Austausch in den Jour Fixe Terminen alle 2 Wochen hilft mir ungemein. Das finde ich einen super USP, einen mega Mehrwert! Bei dem gemeinsamen Austausch entwickelt man gemeinsam Ideen und hat auch jemanden an seiner Seite, der einen anderen Blickwinkel auf die Dinge hat. Ich glaube ohne das, wären wir lange nicht dort, wo wir jetzt sind.
— Alex Müller | Inhaber von Alex Kitchen

Fazit

Die Erfolgsgeschichte von Alex Kitchen und sell & pick zeigt, wie eine durchgängige digitale Infrastruktur und datenbasierte Entscheidungsfindung einen Gastronomiebetrieb auf das nächste Level heben können. Mit einem klaren Fokus auf Personalmanagement und Performanceanalysen können nicht nur dauerhaft Kosten eingespart, sondern auch die Produktivität gesteigert und eine gesunde Arbeitsumgebung für das Team geschaffen werden. Alex' Empfehlung, Schritt für Schritt vorzugehen und Potenziale systematisch auszuschöpfen, unterstreicht die Bedeutung einer strategischen Herangehensweise an digitale Transformation in der Gastronomiebranche.

Identifiziere auch deine ungenutzten Potenziale und lege den Grundstein für erfolgreichen Einsatz von KI. Wir helfen dir dabei!