Erfolgsrezept Transparenz

Wie das Daily Management Reporting bei apeiron Lebensmittelkosten verringerte und den Personaleinsatz verbesserte.
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3
Stunden
Ressourceneinsparung pro Tag
4
%
weniger Personalkosten

In der sich ständig wandelnden Welt der Gastronomie hat das Unternehmen apeiron seine Erfolgsformel gefunden: Transparenz durch ein effizientes Daily Management Reporting. Der größte Franchise-Nehmer der L'Osteria und Entwickler des Restaurant-Konzepts The ASH - Restaurant & Bar, suchte nach Wegen, den manuellen Aufwand bei der Datensammlung zu reduzieren und sich wieder auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren zu können, wie beispielsweise die Lebensmittelkosten zu senken sowie den Personaleinsatz zu optimieren. Diese Herausforderungen bewältigte das Unternehmen erfolgreich durch die Implementierung von sell & pick, einer umfassenden Prozessplattform, die nicht nur den Datenfluss erleichterte, sondern auch eine datengesteuerte Entscheidungsfindung ermöglichte. In dieser Zusammenarbeit fanden sie nicht nur eine Lösung für ihre aktuellen Bedürfnisse, sondern auch einen Partner für ihre digitale Zukunft. In diesem Artikel erfährst du mehr über die Erfahrungen von Zachary Hahne, Head of Treasury bei apeiron, und wie die Einführung von sell & pick das tägliche Geschäft revolutionierte.

Der Kunde

apeiron entwickelt Gastronomie- und Franchise-Konzepte von der Idee bis zur Vermarktung. Als größter Franchise-Nehmer der L'Osteria mit 23 Restaurants und Entwickler des Restaurant-Konzepts The ASH - Restaurant & Bar mit mittlerweile 11 Standorten steht apeiron für Innovation in der Gastronomie.

Zachary Hahne, Sohn des CEO & Founder Kent Hahne, ist seit März 2021 im Controlling bei apeiron, nachdem er bereits zwei Jahre im Business Development tätig war. Zu dieser Zeit vielen unter anderem die Implementierung von Partnersystemen wie sell & pick in seinen Verantwortungsbereich. Als Junior Controller spielte er eine wichtige Rolle bei der Aufbereitung und Analyse von Daten sowie bei der Planung und Zielfestlegung von verschiedenen KPIs, außerdem ist er für das interne und externe Reporting verantwortlich. Mittlerweile ist er Leiter der Finanzabteilung.
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Die Herausforderung

Durch die rasante Digitalisierung und die Einführung mehrerer Softwaresysteme bei apeiron sieg der manuelle Aufwand bei der Datensammlung stark an. Verstärkt durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie wurde der Bedarf an effizienteren Datenverarbeitungsmethoden immer dringlicher. Zack erinnert sich: "Wir wollten nicht mehr so viel mit Bauchgefühl machen. Zahlen lügen nun mal nicht." Die Herausforderung bestand darin, inmitten des Wachstums der Restaurants und der steigenden Datenflut durch die Digitalisierung, den Überblick zu behalten. Es war entscheidend, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, um Kosten zu senken, ohne dabei an Qualität in der Gäste- und Mitarbeitererfahrung zu verlieren.
Wir haben uns in der Branche umgehört, wie und mit welchem Tool sie solche Anliegen lösen und es kam immer wieder sell & pick ins Gespräch. Es wurde uns empfohlen und deswegen dachten wir uns, das muss wohl gut sein – let´s give it a try.
 
— Zack Hahne | Head of Treasury bei apeiron

Die Lösung

Die Entscheidung für sell & pick fiel, als der manuelle Aufwand der Datensammlung in Excel-Tabellen ein zu großes Ausmaß annahm.

Bereits nachdem die ersten Systeme angeschlossen wurden und die ersten Daten geflossen sind, waren wir schon zufrieden mit den Ergebnissen. Besonders ich, da ich keine Excel-Sheets mehr basteln musste. Das lief dann alles automatisch, darüber habe ich mich sehr gefreut, aber natürlich auch die Geschäftsführung, weil sie nicht mehr auf mich warten mussten.

— Zack Hahne | Head of Treasury bei apeiron

Der Übergang zu sell & pick erfolgte, um den wachsenden Datenmengen schneller gerecht zu werden und eine effektive Analyse und Kommunikation zu ermöglichen.
Ich musste jeden Morgen 2-3 Stunden für das Daily Reporting unserer ca. 30 Restaurants aufwenden. Das hat sich mit sell & pick drastisch geändert. Wir erhalten diese Analysen jetzt automatisch jeden Morgen um Punkt 8 Uhr. Das spart uns eine Menge Aufwand und so haben wir mehr Zeit für Problemlösung und Brainstorming, anstatt stundenlang Daten aufbereiten zu müssen.
 
— Zack Hahne | Head of Treasury bei apeiron

Das Ergebnis

Dein Einsatz von sell & pick im täglichen Geschäft brachte unmittelbare Vorteile. Ein Management-Dashboard mit dazugehörigem Daily Reporting ermöglichte einen schnellen Überblick über die wichtigsten KPIs. Die Daten wurden automatisch aus dem Kassensystem Lightspeed und Nesto, dem Personalmanagementsystem in die sell & pick Prozessplattform gezogen und in Echtzeit für alle Restaurants zur Verfügung gestellt. 

Ein besonders hervorgehobener Aspekt ist der Benchmarking-Effekt von sell & pick. Täglich erhalten die Teams eine Übersicht über die Performance aller Restaurants, wodurch Entscheidungen auf Basis von Daten getroffen werden können. 

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht den Nutzen von sell & pick: 

Bei dem Versuch, die Food-Costs an einem Standort zu senken, analysierte Zack die Daten und erkannte, dass der Anteil an Burger-Verkäufen im Vergleich zu anderen Standorten sehr hoch war und der Verkauf von Steak vergleichsweise niedrig. Auf dieser Basis wurde die Maßnahme ergriffen, das Personal am Grill zu reduzieren und in anderen Bereichen gezielter einzusetzen. Der Benchmarking-Vergleich half dabei, die Gründe dafür zu verstehen. Durch eine gezielte Steuerung des Einkaufs konnten Warenverluste minimiert und der Personaleinsatz optimiert werden.

Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen mit sell & pick wird nun stark von den täglichen Management-Dashboards und automatisierten Reports geprägt. Der Benchmarking-Effekt ermöglichte es den Teams, sofort zu erkennen, welche Restaurants Herausforderungen haben und welche überdurchschnittlich performen. Dies fördert den Austausch zwischen den Standorten und die Anwendung von Best Practices, um die Performance zu verbessern. Der Übergang zu sell & pick war anfangs mit Herausforderungen verbunden, insbesondere im Hinblick auf das Vertrauen in die Zahlen. Zack betont: "Der erste Schritt ist immer die richtige Datenpflege. Shit in - Shit out." Durch die korrekte Datenpflege und konkrete Beispiele konnte jedoch das Vertrauen der Mitarbeiter:innen in die datengetriebenen Entscheidungen gestärkt werden. 

„Mit der Zusammenarbeit aus dem Personalmanagementsystem und sell & pick konnten wir unsere Personalkosten bereits um 4 % senken. Das Auseinandersetzen mit den Zahlen hat viel bewirkt, und das Vertrauen ist jetzt da.“

— Zack Hahne | Head of Treasury bei apeiron

apeiron testet derzeit einen neuen Ansatz aus den USA:

Die Einstellung von Runnern in Standorten mit großer Fläche, um dem Service mehr Zeit für den einzelnen Gast zu verschaffen. Die Auswirkungen wie Umsatzsteigerung und Upselling werden über die Kasse verfolgt. sell & pick integriert und analysiert die Daten aus der Kasse und dem Personalmanagementsystem, um die Produktivität zu bewerten. Durch den direkten Vergleich der Zeiträume vor und während dieser Aktion kann direkt festgestellt werden, ob diese Maßnahme die Produktivität verbessert. Sogar in der jährlichen Budgetplanung unterstützt sell & pick, indem es alle benötigten Informationen auf einen Blick bereitstellt.

Die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit sell & pick wurde als äußerst positiv bewertet. Der regelmäßige Austausch mit den Ansprechpartnern ermöglichte nicht nur eine reibungslose Implementierung, sondern auch kontinuierliche Verbesserungen. Zack betont:

„Auf unserer Digitalisierungsreise haben wir uns sehr gut abgeholt gefühlt. Von euch kommen auch immer sehr hilfreiche Einwände, wie wir noch besser mit den Dashboards arbeiten können. Ich habe meine festen Ansprechpartner, mit denen ich mich alle 14 Tage austausche. Hier geht nie ein To-Do unter und auch Zukunftsthemen werden regelmäßig besprochen. Denn das hier ist ein Prozess, der immer weiter geht und immer besser wird.“

Ausblickend auf die Zukunft plant apeiron bereits den nächsten Schritt: die Anbindung eines Warenwirtschaftssystems, um noch genauere Analysen durchzuführen.

Ein Ratschlag

Zack gibt Betrieben mit ähnlichen Herausforderungen den Rat:

„In unserer Zeit ist die Digitalisierung extrem wichtig geworden. Neue Systeme einzuführen ist immer mit viel Arbeit verbunden, aber es lohnt sich allemal. Testet so viel wie möglich aus und es wird euch ein großes Stück weiterbringen. Ihr könnt so viel Zeit und Ressourcen dadurch sparen und endlich auf die eigentlichen Herausforderungen konzentrieren.“

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