Datengetriebenes Controlling in Bäckereien: Mit Echtzeitanalysen schnelle Entscheidungen treffen, um das Betriebsergebnis optimal zu steuern

Effizientes Controlling ist die Grundlage erfolgreicher Bäckereifilialen. Doch mit gängigen Tools für Kassen-, Warenwirtschafts- und Personalsysteme klappt das nur bedingt. Du hast bereits alle nötigen Daten deines Unternehmens, aber der manuelle Aufwand, diese zusammenzuführen, ist sehr hoch. Die Lösung: eine Plattform, die deine Daten zentral verwaltet und Echtzeitanalysen ermöglicht. In diesem Beitrag erfährst du, wie du einen schnellen Überblick über deine Daten gewinnen kannst, um fundierte Entscheidungen für den nachhaltigen Erfolg deiner Filialen zu treffen. 

Kennst du das: Es ist Monatsbeginn und du brauchst einen schnellen Überblick über das Unternehmensergebnis des Vormonats. Denn nur mit diesen Informationen kannst du dein Personal für den nächsten Monat optimal planen, Waren bestellen und den Überblick über deine Liquidität behalten. 

Bisher gewinnst Du diese Daten über gängige Kassen-, Warenwirtschafts- und Personalsysteme, die du dann noch manuell in einem Dokument zusammenfügst. So findest du heraus, was im Vormonat gut oder weniger gut lief. Dieses Vorgehen kostet dich jeden Monat viel Zeit und Aufwand und ist durch die manuelle Tätigkeit leicht anfällig für Fehler.  

Die eigentliche Arbeit geht jetzt aber erst los: du analysierst die Daten nun intensiv, um mögliche Abweichungen und die Gründe dafür zu identifizieren. Auch das kostet dich unter Umständen mehrere Wochen.  

Mitte des nächsten Monats stehst du nun vor der Aufgabe, Maßnahmen einzuleiten, um  

• einem abweichenden Ergebnis entgegenzusteuern,  

• das Ergebnis zu verbessern 

• und deine Maßnahmen auch an anderen Standorten umzusetzen.  

Mittlerweile neigt sich der Folgemonat dem Ende entgegen und du hast Maßnahmen im Personalmanagement und in den Betriebsabläufen eingeleitet. Am Ende des Monats prüfst du, wie sich die vorgenommenen Änderungen auf dein Betriebsergebnis ausgewirkt haben. Bis dahin werden erneut einige Wochen verstreichen – und der Kreislauf beginnt vor vorne.  

Personalisiertes Reporting in Echtzeit  

Kommt dir das bekannt vor? Wünschst du dir insgesamt weniger Aufwand beim monatlichen Controlling, eine Übersicht über alle Daten deiner verwendeten Tools, idealerweise in Echtzeit? Die Lösung: Eine intelligente Plattform zur zentralen Datenverwaltung, die all deine Daten in Echtzeit abbildet. Abweichungen lassen sich damit sofort erkennen und Optimierungspotenziale ablesen. Du gewinnst viel Zeit und kannst sofort eingreifen. Die aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse übermittelst du als personalisierte Reportings an alle betroffenen Stakeholder. Diese können direkt Maßnahmen zum Gegensteuern einleiten. 

Ein paar Beispiele, wie dein Controlling von einer Prozessplattform wie der von sell & pick profitiert:  

• Beobachte deine Unternehmensleistung mit Hilfe relevanter Vergleichswerte: Verabschiede dich vom Excel-Wahnsinn. Erhalte automatisch jeden Morgen einen Umsatzbericht per E-Mail oder behalte über das Tool sämtliche Kennzahlen in Echtzeit im Blick – unabhängig von Zeit, Ort oder Methode. Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, eigene Vergleichswerte und Ziele festzulegen, sei es auf Filialebene, über einen bestimmten Zeitraum oder basierend auf individuellen Kriterien deiner Wahl. 

• Prognostiziere künftige Umsätze: Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen lassen sich anhand deiner vergangenen Daten und externer Einflussfaktoren präzise Umsatzprognosen auf Stundenbasis generieren. Das Ergebnis: mehr Planungssicherheit.  

• Identifiziere Handlungsbedarf in deinen Filialen: Erkenne frühzeitig, wenn die Leistung einer Filiale mit der Zeit nachlässt. Führe Echtzeitvergleiche der Leistung mit anderen Standorten durch und erkenne rasch, wenn Maßnahmen erforderlich sind. Ergreife daraufhin angemessene Gegenmaßnahmen, sei es im Bereich der Mitarbeitenden oder am Point of Sale. 

Fazit 

Verwalte deine Daten zentral über eine Prozessplattform, profitiere von zahlreichen Vorteilen: Du und dein Team arbeiten effizienter, können schnellere, datenbasierte Entscheidungen treffen und deinen Geschäftsbetrieb insgesamt verbessern. Mit Hilfe der Echtzeitdaten entlastest du deine Kolleg:innen im Controlling bei der Erstellung von Auswertungen jeglicher Art. Der manuelle Aufwand lässt sich signifikant verringern und die Kolleg:innen können sich ihrer Kernaufgabe widmen: die Geschäftsführung oder die operativen Führungskräfte auf Abweichungen hinweisen und bei gezielten Gegenmaßnahmen unterstützen. Du gewinnst wertvolle Zeit und vermeidest unnötige Kosten. Du optimierst deine Waren- und Personaldisposition zielgerichtet, senkst deine Retouren und den Wareneinsatz. Das alles wird sich langfristig auf die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden und Gäste sowie positiv auf deinen Umsatz und somit auf das gesamte Betriebsergebnis auswirken. Es gibt viele Stellschrauben, an denen es sich zu drehen lohnt, um ein profitables Unternehmen zu führen. 

Du hast Fragen oder möchtest mehr zum Thema erfahren?  

Florian Mahnke, Senior Sales Manager bei sell & pick, steht dir für alle Fragen rund ums Controlling mit Echtzeitanalysen, vorausschauende Planung und Systematisierung, Ergebnisoptimierung sowie Automatisierung von Unternehmensprozessen zur Verfügung. Buche dir direkt einen Termin oder schreibe eine E-Mail mit deinem Anliegen an mahnke@sell-pick.com