Schnittstellen in der Hospitality: Daten- & Informationsaustausch

In der dynamischen Welt der Hospitality suchen wir ständig nach Möglichkeiten, um die Betriebsabläufe effizienter zu gestalten. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels versprechen schlankere und effizientere Arbeitsweisen Erleichterung in einem oft hektischen und stressigen Arbeitsumfeld.

Doch wie kann die Effizienz der Arbeitsabläufe konkret verbessert werden? In diesem Artikel wollen wir dir zeigen, wie Schnittstellen deinen Arbeitsalltag entscheidend erleichtern können. Dabei betrachten wir verschiedene Bereiche, in denen sie eingesetzt werden können und zeigen auf, wie sie in deinem Betrieb integriert werden können, um Prozesse effizienter zu gestalten.

1.1      Was sind Schnittstellen?

Eine Schnittstelle bezieht sich im Allgemeinen auf den Punkt der Interaktion zwischen zwei oder mehreren verschiedenen Komponenten. Zum Beispiel ist eine Steckdose eine Schnittstelle, die notwendig ist, um elektrischen Strom zu übertragen. Es gibt unterschiedliche Arten von Schnittstellen, ob in der Unternehmensorganisation, zwischen Mensch und Maschine oder auch Hardware- oder Softwareschnittstellen. Softwareschnittstellen (auch API) sind Verbindungen zwischen zwei Systemen, die eine Kommunikation bzw. eine Übertragung ermöglichen. Über eine Schnittstelle zwischen Softwaresystemen findet also der Informations- bzw. Datenaustausch oder die Datenverarbeitung statt.

1.2      Was bringen mir Schnittstellen?

Schnittstellen sind entscheidend für Unternehmen, um heterogene Systeme zu verbinden und ineffiziente Insellösungen zu vermeiden. Insellösungen bedeuten isolierte Technologien oder Prozesse, die nicht nahtlos mit anderen Systemen interagieren können. Sie ermöglichen also einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Systemen, lösen Datensilos auf und schließen Kommunikationslücken. Eine nahtlose und automatisierte Datenübertragung zwischen Softwarekomponenten erleichtert den Arbeitsalltag und eliminiert manuelle Datenerfassungen für weiterführende Auswertungen wichtiger Unternehmenskennzahlen.

In komplexen Unternehmensumgebungen können intelligente Systeme nicht nur unbeliebte Aufgaben eliminieren und Prozesse vereinfachen, sondern auch zu mehr Umsatz, zufriedeneren Gästen und Mitarbeitenden führen. Bidirektionale Schnittstellen, wie beispielsweise zwischen Bestands- und Warenwirtschaftssystemen, können Daten zurückspielen und Prozesse automatisieren, wie das automatische Auslösen der Bestellungen, ohne menschlichen Eingriff.

1.3      In welchen Bereichen kann ich Schnittstellen in meinem Betrieb einsetzen?

In der Hospitality-Branche spielen Schnittstellen zwischen Softwaresystemen eine entscheidende Rolle, um effiziente und nahtlose Geschäftsabläufe sicherzustellen. Ihr Einsatz ermöglicht es, manuelle Tätigkeiten zu minimieren und gleichzeitig einen umfassenden Überblick über den Geschäftserfolg zu gewinnen. Im Folgenden präsentieren wir dir einige konkrete Beispiele:

1.3.1      Kassenschnittstellen: Echtzeit-Umsatzüberwachung und historische Performance-Analysen

Kassenschnittstellen sind wahre Alleskönner und bieten entscheidende Vorteile für Transparenz und Kostenoptimierung in jedem Unternehmensbereich. Viele Kassenanbieter integrieren Schnittstellen zur Buchhaltung, zum Warenwirtschaftssystem und zum Personalmanagementsystem. Das ermöglicht dir einen klaren Überblick über alle Ausgaben und Einnahmen. Die Verbindung zum Warenwirtschaftssystem liefert eine optimale Grundlage für Bestellungen, indem sie dir zeigt, welche Produkte besonders gefragt sind. Zudem stehen dir alle relevanten Informationen für eine effiziente Personalplanung zur Verfügung, einschließlich aktueller Werte zur Personaleinsatzquote und Mitarbeiterproduktivität, um eine optimale Schichtplanung zu ermöglichen.

Wenn du mehrere Standorte verwaltest und einen umfassenden Überblick benötigst, kann eine Prozessplattform wie sell & pick besonders hilfreich sein. Diese Plattform zeigt dir in Echtzeit sämtliche Informationen zu Umsatz und Absatz über all deine Betriebe sowie dem einzelnen Standort. So kannst du auf einen Blick beurteilen, wo du dich im optimalen Bereich befindest oder wo der Umsatz für eine bessere Performance gesteigert werden kann.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, historische Verkaufsdaten für Jahres-, Wochen- oder Monatsvergleiche zu analysieren. Bei sell & pick hinterlegen wir in der Regel 3 Jahre historische Daten, um fundierte Einblicke in langfristige Entwicklungen und Trends zu ermöglichen.

1.3.2      Bestandsmanagement: Optimale Bestellgrundlage und Wareneinsatzanalyse

Durch Schnittstellen zwischen deinem Kassensystem und Warenmanagementsystemen kannst du Verkaufstrends, Kundenpräferenzen und andere relevante Daten präziser verfolgen. Dies ermöglicht eine verbesserte Planung von Marketingaktionen, Angebotsstrategien und Produktentwicklungen.

Die kombinierten und analysierten Daten bieten eine optimale Grundlage für Bestellungen, sodass stets die richtige Menge an Lebensmitteln zur richtigen Zeit vorhanden ist. Zusätzlich unterstützen automatisierte und personalisierbare Auswertungen dich bei der Anpassung der Speisekarte, der Erkennung saisonaler Schwankungen und der Identifikation von Potenzialen zur Umsatzsteigerung.

 1.3.3      Personalmanagement: Effiziente Schichtplanung und Personalanalyse

Mit der Kombination von Daten aus deinem Personalmanagementsystem und deinem Kassensystem, können detaillierte Personalanalysen durchgeführt werden. Die angezeigte Produktivität ist die wichtigste Grundlage für die optimale Schichtplanung. Wir kennen alle das Problem in der Hospitality: Fachkräfte sind knapp, daher ist eine effiziente Planung absolut entscheidend.

1.3.4      Kostenübersicht in Echtzeit: Tagesaktuelle BWA als Frühwarnsystem

Die Integration von Buchhaltungs- und Finanzsystemen hilft Hospitality-Betrieben, ihre finanzielle Situation besser zu überwachen. Dies umfasst die Verfolgung von Einnahmen, Ausgaben, Personalkosten und anderen finanziellen Aspekten des Geschäftsbetriebs.

Mit sell & pick und den Daten aus einem Rechnungssystem kannst du dir deine tagesaktuelle BWA anzeigen lassen. Dabei kannst du bis auf den DB II zugreifen. Das bedeutet, dass du jeden Tag weißt, auf welches Monatsergebnis du zusteuerst und rechtzeitig in den laufenden Betrieb eingreifen kannst, ohne lange auf die BWA deines Steuerberaters warten zu müssen.

1.3.5      Präzise Umsatzvorhersagen für optimale Planung

Um Ware und Personal auch für die nächsten Tage optimal planen zu können, gibt es dank Schnittstellen die Möglichkeit einer Umsatzvorhersage. Mithilfe von künstlicher Intelligenz und Machine Learning könntest du mit einer Genauigkeit von bis zu 90 % einsehen, wie der Umsatz in den nächsten 10 Tagen verlaufen wird. Dabei werden auch externe Daten berücksichtigt und der Algorithmus lernt kontinuierlich dazu, um umsatzstarke Tage und negative Einflussfaktoren für deinen Standort zu identifizieren. Somit wird dir eine gute Personal- und Wareneinsatzplanung noch einmal erheblich erleichtert.

1.3.6      Prozessautomatisierung

Bidirektionale Schnittstellen ermöglichen den Austausch von Informationen in beide Richtungen zwischen verschiedenen Softwaresystemen. In der Prozessautomatisierung bedeuten sie, dass Daten nicht nur hin und her geschickt werden können, sondern auch automatisierte Entscheidungen und Aktionen im führenden System in Echtzeit möglich sind. Das heißt konkret, dass Betriebsabläufe automatisiert werden können, darunter automatisierte Schichtplanungen aus dem Personalmanagementsystem, Warenbestellung aus dem Warenmanagementsystem, Optimierung der Produktionsprozesse in der Küche sowie im Kundenmanagement. Dies führt zu einer besseren Planungskompetenz für alle Beteiligten. Insbesondere Betriebsleiter und das Operations Management profitieren davon.

Fazit

Wie du siehst sind Schnittstellen in der Hospitality nahezu in jedem Bereich einsetzbar. Sie verbinden verschiedene Systeme und ermöglichen eine umfassende und effiziente Steuerung von Geschäftsprozessen zwischen Softwaresystemen. Dadurch kann die Gesamtperformance verbessert und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden. Die Integration von Schnittstellen erleichtern Arbeitsabläufe und dienen als nahtlose Übergangsstellen für Datenübertragungen. Eine reibungslose und automatisierte Datenübertragung zwischen verschiedenen Software-Komponenten ermöglicht es, lästige Aufgaben zu eliminieren. Prozesse werden vereinfacht und optimiert.

Erfahre, wie durch die richtigen Schnittstellen deine Geschäftsabläufe optimiert werden können. Kontaktiere uns für eine unverbindliches Gespräch und finde heraus, wie du Insellösungen vermeiden und die Effizienz deines Betriebes auf das nächste Level heben kannst.